Сегодня крупный бизнес в нашей стране стремится быть прозрачным и эффективным, внедряя у себя лучшие практики ведущих зарубежных компаний. В прозрачности своего бизнеса в первую очередь заинтересованы собственники, ведь это помогает привлекать новых инвесторов и повысить качество управления предприятием. Практика проведения инвентаризации силами специализированной сторонней организации пришла в Россию относительно недавно, но сегодня большинство крупнейших ритейлеров страны уже привыкли доверять профессионалам. В нашей статье мы решили подробно разобрать все преимущества независимой инвентаризации и те риски, с которыми связано ее проведение.
Проведение инвентаризации несет очевидные экономические выгоды для любой компании, но многие руководители стремятся откладывать ее до последнего. Безусловно, любая инвентаризация – это стресс для компании, ее сотрудников и руководства, ее проведение требует выделения определенных ресурсов, а персонал на время отвлекается от исполнения своих основных обязанностей и опасается ответственности в случае выявления недостач, хищений и других нарушений учета. Значительную часть этих проблем позволяет снять независимая инвентаризация, в которой сотрудники компании не принимают непосредственного участия. Например, аутсорсинговая компания Leader Team предлагает своим клиентам проведение такой процедуры в максимально сжатые сроки во всех регионах присутствия одновременно.
На практике временные издержки в среднем сокращаются на треть, даже в тех компаниях, где за контроль и ревизии ранее отвечали обособленные контрольно-ревизионные подразделения. Это обусловлено тем, что крупнейшие специализированные компании имеют большой штат подготовленных сотрудников, умеющих работать с современным оборудованием и обладающим необходимым опытом для решения поставленной задачи. Получение объективных результатов становится в прямом смысле делом техники – использование электронных терминалов позволяет быстро получить и донести до руководства фактические данные. Не возникает и ситуации конфликта интересов, когда сотрудники предприятия контролируют сами себя, или данная функция поручена незаинтересованным в получении объективной информации лицам.
Независимая инвентаризация всегда обходится дороже?
Этот вопрос является одной из основных причин, по которой бизнес неохотно переходит к приглашению сторонних специалистов для проведения инвентаризации. Если заниматься всем этим своими силами, то компания несет лишь небольшие дополнительные расходы, а услуги аутсорсинговых компаний действительно стоят денег. Но не стоит забывать важные моменты, которые позволяют в достаточной степени окупить расходы на проведение независимой инвентаризации. К числу таких факторов специалисты Лидер Тим относят следующие:
- Отсутствие выпадающих доходов от использования сотрудников для выполнения непрофильных функций;
- Отсутствие расходов на обучение собственного персонала необходимым навыкам для проведения учета ТМЦ, основных средств;
- Сокращение потерь от злоупотреблений, случайных и преднамеренных ошибок учета, неэффективных издержек;
- Повышение качества управления запасами, более эффективное использование основных средств улучшают ключевые экономические показатели бизнеса;
- Улучшение трудовой дисциплины в коллективе.
Иными словами, независимая инвентаризация всегда обходится компании дороже, но и реальный экономический эффект от ее проведения окажется намного выше и будет носить долгосрочный характер. В то же время руководство компании-заказчика должно понимать, что этот эффект дает не сама процедура, а правильные управленческие решения по ее результатам. Часто специалисты по консалтингу сами готовят все необходимые рекомендации, но чтобы воплотить их в жизнь требуется проявить волю и преодолеть сопротивление со стороны руководителей среднего звена и иногда даже топ-менеджеров, заинтересованных в сохранении статуса-кво.
Риски при проведении независимой инвентаризации
Для отечественного бизнеса независимая инвентаризация – все еще относительно новое явление, и некоторые компании не спешат воспользоваться ее преимуществами. Чаще всего отказываются от приглашения профессиональных счетчиков-ревизоров те компании, чья деятельность ведется с явными нарушениями действующего законодательства. При этом любая уважающая себя аутсорсинговая компания в обязательном порядке подписывает с заказчиком соглашение о конфиденциальности, поэтому опасения некоторых собственников и топ-менеджмента о возможности раскрытия нежелательной или просто закрытой информации перед конкурентами или контрольными органами попросту необоснованны.
Реальным риском для компании является возможное временное усиление текучки кадров за счет массового ухода сотрудников, привыкших получать дополнительный доход за счет выявленной неэффективности. Руководству необходимо быть готовым к возможному противодействию и необходимости оперативно заменить даже ключевых сотрудников без ущерба для бизнеса. На практике в краткосрочной перспективе эффект может быть даже отрицательным, но в дальнейшем рост эффективности управления и отдельных процессов многократно компенсирует ущерб от подобной «перестройки». Это еще раз показывает общие черты независимой инвентаризации с любыми другими мероприятиями по оптимизации и внешним аудитом.
Таким образом, преимущества независимой инвентаризации многократно превосходят возможные неприятные последствия, они обеспечивают «оздоровление» бизнеса и повышение его эффективности, что особенно важно в кризис. Не случайно, в наиболее конкурентных сферах, таких как розничная торговля, независимая инвентаризация уже стала обычной практикой.